KANBAN gebruiken als framework
Het KANBAN-systeem is een populaire methode voor het beheren van workflows en het verbeteren van efficiëntie binnen je bedrijf. Het is een visueel hulpmiddel dat helpt bij het organiseren van taken, de juiste prioriteiten stellen en het stroomlijnen van processen. In deze blogpost gaan we dieper in op hoe je KANBAN kunt gebruiken als framework voor je kantoor en hoe je deze kunt personaliseren.
Wat is KANBAN?
KANBAN is een Japans woord dat “bord” of “kaart” betekent. Met KANBAN maak je gebruik van een visueel bord om taken en projecten weer te geven. Dit bord is meestal verdeeld in kolommen die verschillende fasen van een workflow vertegenwoordigen, zoals ‘te doen’, ‘mee bezig’ en ‘klaar’. Door taken te verplaatsen tussen deze kolommen creëer je overzicht en kunnen teams of individuen hun voortgang bijhouden. Het grootste voordeel van KANBAN is dan ook de visuele weergave, wat voor extra duidelijkheid zorgt. Taken kunnen zo makkelijker worden verdeeld aan de hand van de prioriteit of opnieuw geprioriteerd worden op basis van urgentie. Het systeem is dan ook eenvoudig aan te passen aan verschillende projecten en teamgroottes, waardoor het bijna altijd wel inzetbaar is!
Stickers op je KANBAN-bord
Stickers kunnen je KANBAN-bord overzichtelijker en aantrekkelijker maken. Ze helpen bij het coderen van taken op basis van prioriteit, categorie of teamlid. Dit maakt het makkelijker om in één oogopslag belangrijke informatie te zien en actie te ondernemen. Je kunt deze etiketten laten maken en zo je eigen invulling eraan geven. Dit kan een eigen ontwerp zijn of je kunt de labels makkelijk met een labelmaker maken. Het kan ook handig zijn en voor extra overzicht zorgen om te werken met een kleurcodering of symbolen. Gebruik verschillende kleuren voor verschillende soorten taken of prioriteitsniveaus. Bijvoorbeeld, rood voor urgente taken, geel voor taken met gemiddelde prioriteit en groen voor lage prioriteit. Dit kun je ook met symbolen doen. Een ster kan bijvoorbeeld een hoge prioriteit aangeven, terwijl een klok symbool kan staan voor een taak met een strikte deadline.
Je eigen KANBAN-bord creëren
Maar hoe kun je je eigen KANBAN bord creëren? Allereerst begin je met het selecteren van een fysiek bord, zoals een whiteboard of prikbord, maar je kunt ook kiezen voor een digitaal bord en hem online maken. De basisstructuur bestaat uit drie kolommen: ‘te doen’, ‘mee bezig’ en ‘klaar’. Afhankelijk van hoe je te werk gaat, kun je extra kolommen toevoegen, zoals ‘wachten op feedback’ of ‘even wachten’. Schrijf de taken op post-its en plaats ze in de kolom ‘te doen’. Zorg ervoor dat elke taak duidelijk en specifiek is en je zult makkelijk te werk kunnen gaan met je eigen KANBAN bord.