Leer de 5 keer waarom methode eenvoudig toepassen met het 5x Why Canvas!
Problemen belemmeren om vooruit. Als je vooruit wil komen is het van groot belang om de ‘’echt’’ beperkende factor in het vizier te krijgen om vervolgens de juiste vervolgstap te kunnen zetten. De 5 keer waarom methode (Five whys) kan je hierbij helpen. Deze blog geeft antwoord op de vraag ”Wat is de 5 keer waarom methode?” en introduceert een krachtige tool: het 5x Why Canvas.
Download het 5x Why Canvas: Powerpoint (invulformat), A1 of A0.
Wat is de 5 keer waarom methode?
De 5 keer waarom methode helpt om tot de kern van een probleem te komen en de dieperliggende problemen aan de oppervlakte te krijgen. Deze methode is ontwikkeld door Toyota om ‘’root-cause analyses’’ uit te voeren voor productie gerelateerde problemen. Deze aanpak kan ook goed in een andere context toegepast worden zoals bij voortgang- en teammeetings. Om deze methode gemakkelijk toe te passen heb ik het 5x why canvas gemaakt.
Voordelen 5x Why Canvas
- Krijg inzicht in de dieperliggende problemen die succes belemmeren
- Multifunctionele tool die in talloze situaties toe te passen is
- Eenvoudig te begrijpen en toe te passen bij een voortgangsmeeting
- Helpt om de juiste vervolgstappen te zetten
Voorbereiding
Het 5x Why Canvas vul je niet alleen in, maar samen met het team waarmee je samenwerkt in een project. Deze tool kan goed gecombineerd worden met de speedboot-test. De speedboot-test is een handige tool om problemen op te sporen en het 5x Why Canvas helpt je om inzicht te krijgen in de dieperliggende oorzaken van het probleem.
Print het 5x Why Canvas uit op een groot formaat en plak het op de muur. Pak je stiften en post-its erbij en regel een comfortabele omgeving waar de voortgangssessie plaatsvindt. Reserveer tenminste 20 minuten tijd, zonder afleidingen.
Stappen
1. Kies de belangrijkste problemen
Voer met elkaar de discussie over de ‘ankers’ die de voortgang van het team tegenhouden. Kies de belangrijkste problemen die er gedurende de sessie behandeld gaan worden.
2. Plaats het probleem op het canvas
Schrijf het probleem op een post-it en plak deze op het canvas.
3. Stel de waarom vraag?
Stel de vraag: Waarom is dit probleem ontstaan? Zorg dat de oorzaken van het probleem op tafel komen. Voer met elkaar de discussie en noteer de belangrijke inzichten op post-its en plak deze op het canvas.
4. Stel de waarom vraag nog 4x
Zoom in op de oorzaken die op tafel komen door per oorzaak wederom de waarom vraag te stellen en de bovenstaande stap te herhalen. Herhaal deze stappen tot je tot de kern van het probleem bent gekomen. Probeer echt tot de dieperliggende oorzaken van het probleem te komen door de waarom-vraag meermaals te stellen. In tegenstelling tot een driejarig kind hoef je meestal niet verder te gaan dan 5x waarom vragen.
5. Review en bepaal vervolgacties
Welke inzichten hebben jij en je team opgedaan door de 5x waarom analyse toe te passen? Bespreek de inzichten samen met het team en probeer de punten op te sporen waar de meningen van de individuele teamleden nog over verschillen. Zorg dat iedereen het eens is met de in kaart gebrachte dieperliggende problemen en vergeet dit niet te checken.
Maak een foto van het canvas om de inzichten vast te leggen. Bewaar het canvas en zorg dat je de gezamenlijke schets van de beperkingen er in de volgende voortgangsmeeting erbij kan pakken.
Vervolgstappen
Los de problemen die succes in de weg staan op. Denk met het team na over vervolgacties om de dieperliggende problemen op te lossen en voer ze uit. Prik ook met elkaar een datum voor een opvolgmeeting waarin de voortgang besproken wordt.
Insidertip: Vermijd de valkuil de oorzaken van de beperkingen af te schuiven op de beschikbare middelen voor een project. Als er een probleem is dan is het verleidelijk om naar de meest voor de hand liggende oplossing te grijpen: Meer middelen om de problemen op te lossen. Vaak is dat een kwestie van ‘’Grof geschut’’ en ook een dure oplossing.
Hulp nodig bij het toepassen van de 5 keer waarom-analyse?
Ik denk graag een keer met je mee.
